Privacyverklaring.

Versie 2.0, gepubliceerd op 12 september 2026

SAM Coaching hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren, met wie gegevens kunnen worden gedeeld en welke rechten betrokkenen hebben. Deze verklaring geldt voor bezoekers van www.samcoaching.nl, personen die een vrijblijvende kennismaking boeken en klanten die coaching ontvangen.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

SAM Coaching is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Handelsnaam

SAM Coaching

Rechtsvorm

eenmanszaak

Eigenaar

Sam Janssen

KvK-nummer

91326249

Btw-id

NL004882784B91

E-mailadres

hallo@samcoaching.nl

Bezoekadres

De Noord 60F, 8251 GL Dronten

Telefoonnummer

+31 6 2819 7880

SAM Coaching is niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te wijzen en heeft die ook niet. Vragen kunnen rechtstreeks aan bovenstaand e-mailadres worden gesteld.

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring geldt voor websitebezoekers, geïnteresseerden die contact opnemen of een kennismaking boeken, en klanten van SAM Coaching. De huidige dienstverlening is gericht op consumenten van 18 jaar en ouder, voornamelijk in Nederland. Wanneer iemand vanuit een ander land uit eigen beweging contact opneemt, beoordelen wij per situatie of de dienstverlening kan worden aangeboden.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het contact of de dienstverlening kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• identificatie- en contactgegevens, zoals naam, adres, geboortedatum, e-mailadres en telefoonnummer;
• gegevens uit contact- en boekingsformulieren, waaronder het doel van de kennismaking en praktische informatie;
• afspraakgegevens, waaronder datum, tijd en deelnamegegevens voor Google Meet;
• trainingsdoelen, trainingservaring, beschikbaarheid, trainingsschema's en trainingsresultaten;
• gezondheidsgegevens, zoals antwoorden op de PAR-Q, medische voorgeschiedenis, blessures, pijn, beperkingen en relevant medicijngebruik;
• lichaams- en voortgangsgegevens, zoals gewicht, lichaamsmaten, slaap, stress en herstel;
• voedingsinformatie of een voedingsdagboek wanneer voedingsbegeleiding onderdeel is van de dienstverlening;
• voortgangsfoto's en door de klant aangeleverde oefenvideo's;
• berichten en feedback die via Everfit of andere afgesproken communicatiekanalen worden uitgewisseld;
• factuur-, betaal- en administratieve gegevens;
• technische websitegegevens, zoals IP-adres, tijdstip van bezoek, opgevraagde pagina, en apparaat- en browserinformatie. Deze gegevens ontstaan in de serverlogs van onze hostingpartij en zijn nodig om de website te kunnen leveren en te beveiligen.

Wij vragen in websiteformulieren nooit naar medische of gezondheidsinformatie. Gezondheidsgegevens worden pas verzameld nadat een begeleiding start, in de daarvoor bedoelde omgeving (zie onderdeel 6).

4. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens om:

• contact op te nemen naar aanleiding van een vraag of boeking;
• een vrijblijvende kennismaking te plannen en uit te voeren;
• te beoordelen of SAM Coaching passende en verantwoorde begeleiding kan bieden;
• een coachingsovereenkomst voor te bereiden en uit te voeren;
• trainings-, voedings- en leefstijlbegeleiding persoonlijk en zo veilig mogelijk in te richten;
• voortgang te volgen, feedback te geven en programma's aan te passen;
• te communiceren over afspraken, coaching en praktische zaken;
• facturen te maken, betalingen te verwerken en aan wettelijke administratieverplichtingen te voldoen;
• de website technisch te laten functioneren en te beveiligen;
• juridische claims te behandelen of rechten van SAM Coaching en betrokkenen te beschermen wanneer dat noodzakelijk is.

5. Op welke grondslagen verwerken wij gegevens?

SAM Coaching verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat:

• uitvoering van een overeenkomst of stappen voorafgaand aan een overeenkomst;
• een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor de fiscale administratie;
• een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor normale bedrijfscommunicatie, websitebeveiliging, klachtenbehandeling en een beperkte prospectadministratie;
• toestemming, bijvoorbeeld voor vrijwillige fotoverwerking;
• uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van gezondheidsgegevens en andere bijzondere persoonsgegevens die voor persoonlijke en verantwoorde begeleiding noodzakelijk zijn.

Toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken via hallo@samcoaching.nl. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht. Als noodzakelijke toestemming voor gezondheidsgegevens wordt ingetrokken, kan het zijn dat SAM Coaching de begeleiding niet veilig of verantwoord kan voortzetten. In dat geval bespreken wij de gevolgen met de klant.

6. Gezondheidsgegevens en de PAR-Q

Gezondheidsgegevens worden alleen verzameld wanneer dit nodig is voor de aangevraagde begeleiding en nadat de klant daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven. Deze gegevens worden gebruikt om rekening te kunnen houden met belastbaarheid, blessures, beperkingen en andere relevante omstandigheden. SAM Coaching stelt geen medische diagnoses en vervangt geen arts, fysiotherapeut, diëtist of andere bevoegde zorgprofessional. Wanneer een antwoord daartoe aanleiding geeft, kan SAM Coaching aanvullende informatie vragen of adviseren eerst contact op te nemen met een bevoegde professional. Ditzelfde uitgangspunt staat in artikel 5 van de algemene voorwaarden.

De PAR-Q en de overige gezondheidsgegevens worden ingevuld en bewaard in Everfit, niet op deze website. Op de website wordt niet naar gezondheidsinformatie gevraagd.

7. Voortgangsfoto's en video's

Voortgangsfoto's en oefenvideo's worden alleen verwerkt voor persoonlijke coaching wanneer de klant daarvoor apart toestemming geeft. Weigering heeft geen gevolgen voor de overige begeleiding, tenzij beeld noodzakelijk is voor een specifiek gevraagd onderdeel en hiervoor geen redelijk alternatief beschikbaar is. Foto's, resultaten, testimonials of video's worden nooit voor de website, sociale media of andere promotionele doeleinden gebruikt zonder afzonderlijke, specifieke en vrijwillige toestemming. Een klant kan die toestemming later intrekken.

8. Hoe ontvangen wij persoonsgegevens?

Wij ontvangen gegevens hoofdzakelijk rechtstreeks van de betrokkene, bijvoorbeeld via:

• het boeken van een kennismaking via het afsprakensysteem Cal.com, waarnaar www.samcoaching.nl verwijst;
• e-mail of een praktische WhatsApp-conversatie;
• de kennismaking via Google Meet;
• de intake, PAR-Q, trainingen, check-ins en berichten in Everfit;
• facturen, betalingen en administratieve communicatie via Moneybird en de bank.

Daarnaast ontstaan technische gegevens automatisch wanneer je de website opvraagt: die worden vastgelegd in de serverlogs van onze hostingpartij (zie onderdeel 9).

9. Met wie delen wij persoonsgegevens?

SAM Coaching verkoopt geen persoonsgegevens. Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, om aan een wettelijke verplichting te voldoen of wanneer daarvoor toestemming is gegeven. Daarbij kunnen de volgende leveranciers en ontvangers betrokken zijn:

• Netlify (Netlify, Inc., San Francisco, Verenigde Staten) voor de hosting van de website en het wereldwijde afleveringsnetwerk waarmee de pagina's worden geleverd. Netlify verwerkt daarbij technische gegevens uit serverlogs, zoals IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina en browserinformatie. Netlify maakt voor de onderliggende infrastructuur gebruik van eigen onderaannemers; de actuele lijst daarvan is opvraagbaar bij Netlify. De gegevensverwerkingsovereenkomst van Netlify maakt deel uit van de voorwaarden die op onze hosting van toepassing zijn.
• Cal.com voor het inplannen van de vrijblijvende kennismaking. Het boekingsscherm is niet in de website ingebouwd: je gaat er via een link naartoe en verlaat daarmee www.samcoaching.nl. Zolang je die link niet aanklikt, ontvangt Cal.com niets van je bezoek. Naam, e-mailadres en het gekozen tijdstip vul je in bij Cal.com.
• Hostnet als e-mailprovider achter hallo@samcoaching.nl. Sam bevestigde dit in ronde 3.
• Google voor Google Meet en, voor zover gekoppeld, Calendar en afspraakcommunicatie.
• Everfit voor intake, PAR-Q, training, voortgang, voeding, foto's, video's en coachingcommunicatie.
• Moneybird voor offertes, facturen en financiële administratie.
• De bank voor betalingen.
• WhatsApp/Meta voor uitsluitend praktische afspraakcommunicatie wanneer de klant dit kanaal gebruikt.
• een boekhouder of accountant wanneer die wordt ingeschakeld en toegang noodzakelijk is;
• overheidsinstanties, toezichthouders of juridische adviseurs wanneer dit wettelijk verplicht of noodzakelijk is.

Waar een leverancier namens SAM Coaching persoonsgegevens verwerkt, maken wij waar nodig afspraken over gegevensbescherming. De leverancier kan voor eigen onderdelen van de dienst daarnaast zelfstandig verantwoordelijk zijn.

De website gebruikt geen advertentietrackers, geen bezoekersstatistieken, geen chatwidget, geen kaartendienst, geen video van derden en geen socialmediaknoppen. De lettertypen worden vanaf onze eigen website geladen en niet bij een externe partij opgehaald.

10. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers hebben vestigingen of systemen buiten de Europese Economische Ruimte. Dat geldt in ieder geval voor Netlify, dat een Amerikaanse onderneming is en de website via een wereldwijd netwerk van servers aflevert. Voor gewone websitehosting biedt Netlify geen keuze voor uitsluitend Europese servers. Een bezoek aan de website kan daardoor worden afgehandeld door een server buiten de EER, en de technische gegevens uit onderdeel 3 kunnen daar worden verwerkt. Ook Google, Everfit en WhatsApp/Meta verwerken gegevens buiten de EER.

Voor die doorgifte naar Netlify geldt in de eerste plaats het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie over het EU-VS-gegevensbeschermingsraamwerk (Data Privacy Framework): Netlify verklaart daaronder gecertificeerd te zijn. Vervalt die certificering, of is het raamwerk niet van toepassing, dan gelden volgens de gegevensverwerkingsovereenkomst van Netlify de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

Voor de overige leveranciers buiten de EER gebruiken wij diensten die eveneens passende juridische waarborgen toepassen: een adequaatheidsbesluit, of standaardcontractbepalingen, aangevuld met de afspraken in de gegevensverwerkingsovereenkomst van die leverancier.

Meer informatie staat in de privacy- en gegevensbeschermingsvoorwaarden van de betreffende leverancier.

11. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

• Niet-klanten na contact of kennismaking: maximaal 6 maanden na het laatste contact.
• Verzoek om later contact op te nemen: tot het afgesproken contactmoment, tenzij daarna een nieuwe afspraak wordt gemaakt.
• Actieve klantgegevens: gedurende de begeleiding.
• Intake-, trainings- en gezondheidsgegevens: maximaal 2 jaar na het einde van de begeleiding.
• Voortgangsfoto's en oefenvideo's: maximaal 2 jaar na het einde, of eerder na intrekking voor zover verwijdering mogelijk en niet wettelijk uitgesloten is.
• Berichten en coachingfeedback: maximaal 2 jaar na het einde van de begeleiding.
• Facturen en noodzakelijke financiële administratie: 7 jaar op grond van fiscale bewaarplichten.
• Technische serverlogs van de hosting: deze worden door de hostingpartij beheerd. Netlify publiceert voor gewone websitehosting geen bewaartermijn voor deze logs, en wij kunnen die termijn niet zelf instellen of verkorten. Wij hebben zelf geen toegang tot de inhoud van die logs en gebruiken ze niet.

Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer een wettelijke plicht, lopend geschil of rechtsvordering dit noodzakelijk maakt. Waar mogelijk worden gegevens daarna verwijderd of geanonimiseerd.

12. Cookies en vergelijkbare technieken

Deze website plaatst geen cookies. De site bestaat uit vaste pagina's die kant-en-klaar bij de hostingpartij staan. Er is geen inlog, geen winkelwagen, geen voorkeurinstelling die onthouden moet worden, en er draait geen software die je bezoek bijhoudt.

Concreet betekent dat:

• geen bezoekersstatistieken. Er is geen Google Analytics, Plausible, Matomo of vergelijkbare dienst actief;
• geen advertentietechniek. Geen Meta Pixel, geen Google Ads, geen retargeting;
• geen externe onderdelen die vóór toestemming laden. Geen Google Maps, geen YouTube- of Vimeo-video's, geen reCAPTCHA, geen chatwidget, geen socialmediaknoppen en geen agenda die in de pagina is ingebouwd;
• geen Google Fonts. De lettertypen zijn onderdeel van de website zelf. Je browser haalt ze bij ons op, niet bij Google, zodat je IP-adres daar niet terechtkomt;
• geen cookiebanner. Die is er niet omdat er niets te vragen valt: er worden geen niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken gebruikt. Zodra dat verandert, bijvoorbeeld door bezoekersstatistieken of een ingebouwde agenda, komt er een banner die die technieken blokkeert totdat je toestemming geeft, en waarin weigeren net zo makkelijk is als accepteren.

Wat wel gebeurt: je browser vraagt de pagina op bij de server van onze hostingpartij, en die legt dat verzoek vast in een logbestand (zie onderdeel 3 en 11). Dat is geen cookie en het wordt niet gebruikt om je te volgen; het is nodig om de website te kunnen leveren en te beveiligen.

Klik je op de link naar het afsprakensysteem Cal.com, dan verlaat je deze website. Vanaf dat moment gelden de cookies en de privacyverklaring van Cal.com. Datzelfde geldt voor Everfit, Google Meet en Moneybird: dat zijn aparte omgevingen met een eigen privacyverklaring.

13. Beveiliging

SAM Coaching neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Voorbeelden zijn beveiligde apparaten, toegangscodes, unieke wachtwoorden, tweestapsverificatie waar beschikbaar en beperkte toegang tot klantgegevens.

Voor de website geldt daarnaast: de verbinding is beveiligd met TLS, zodat het verkeer tussen je browser en de website versleuteld is. De website bestaat uit vaste bestanden zonder database en zonder beheerscherm dat vanaf internet bereikbaar is; er is dus geen inlogpagina die kan worden aangevallen. Toegang tot de hostingomgeving is beperkt tot de personen die deze nodig hebben en is beveiligd met tweestapsverificatie. Wie toegang heeft, wordt periodiek gecontroleerd, en tijdelijke accounts worden na oplevering ingetrokken.

Gezondheids- en coachinggegevens worden zoveel mogelijk centraal in Everfit verwerkt en niet onnodig gekopieerd naar andere bestanden of communicatiekanalen. Deze gegevens staan niet op de website en zijn daar op geen enkele manier bereikbaar.

14. Geautomatiseerde besluitvorming

SAM Coaching neemt geen besluiten met aanzienlijke gevolgen voor personen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking of profilering. Intake-, gezondheids- en voortgangsinformatie wordt persoonlijk door de coach beoordeeld.

15. Gegevens van minderjarigen

De huidige dienstverlening is uitsluitend bedoeld voor personen van 18 jaar en ouder. SAM Coaching vraagt niet bewust gegevens van minderjarigen. Wanneer blijkt dat zonder geldige toestemming gegevens van een minderjarige zijn ontvangen, worden deze zo spoedig mogelijk verwijderd. Voordat in de toekomst minderjarigen worden begeleid, worden de privacyverklaring, intake en procedure voor ouderlijke toestemming aangepast.

16. Welke privacyrechten heeft u?

Afhankelijk van de situatie heeft u het recht om:

• uw persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten aanpassen;
• gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
• toestemming op ieder moment in te trekken;
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een verzoek kan worden gestuurd naar hallo@samcoaching.nl. Wij kunnen om aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker te controleren. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Een klacht kan ook worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

17. Wijzigingen in deze privacyverklaring

SAM Coaching kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen of toepasselijke regels wijzigen. De actuele versie staat altijd op www.samcoaching.nl. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij bestaande klanten wanneer dat nodig is.

18. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact op via hallo@samcoaching.nl.